Chcesz ruszyć ku przygodzie z własnym biznesem? Masz opracowany każdy detal działalności, szczegółową ofertę, a nawet zarezerwowałeś już domenę? W myślach liczysz, ile będziesz zarabiać, co sobie kupisz i jak fajnie będzie pracować w końcu na własny rachunek? A wiesz, ile będzie cię to kosztować? I przede wszystkim – czy jesteś na te wydatki przygotowany?

Z doświadczenia wiem, że nie każdy „przedsiębiorca wannabe” orientuje się, jakie wydatki pochłania prowadzenie firmy. Albo nawet – na ile drobnych rzeczy trzeba będzie zwrócić uwagę, aby biznes kręcił się i rozwijał. Dlatego zapraszam na przegląd podstawowych kosztów, jakie poniesiesz w biznesie każdego miesiąca. W poniższym wpisie postanowiłem skupić się jedynie na tych posiadających stałe ceny, które można w ten czy inny sposób sprawdzić. Nie wziąłem pod uwagę wydatków „ruchomych”, tj. podatku VAT i podatku dochodowego – zależnych od uzyskiwanych w danym miesiącu przychodów.

Wydatki miesięczne podzieliłem na dwie części. Wydatki pewne lub niemal pewne. Oraz wydatki opcjonalne. Do tych pierwszych zaliczam wszystko to, co jest niezbędne lub niemal niezbędne do prowadzenia firmy i prędzej czy później wyrwie część pieniędzy z portfela. Druga kategoria to wszystkie pozostałe koszty, które mogą się pojawić, ale nie muszą. Wszystko bowiem zależy od rodzaju prowadzonego biznesu.

Z tego też powodu, tylko pierwsza część posiada mniej lub bardziej dokładne wyliczenia. Reszta niech posłuży wam jako baza do stworzenia własnej tabelki kosztów, przy pomocy której sami dowiecie się, z jaką sumą musicie pożegnać się każdego miesiąca.

I jeszcze jedna uwaga: mimo, że wszelkie ceny w świecie biznesowym podawane są zwykle jako netto, w poniższym wpisie zdecydowałem się na kwoty brutto. Po pierwsze –  czytać go będą najprawdopodobniej bardzo początkujący przedsiębiorcy, lub osoby, które chcą zacząć swoją przygodę z biznesem. A to oznacza, że nie zawsze będą miały świadomość różnic między tymi kwotami (o tym w osobnym wpisie już wkrótce). Druga sprawa – dzięki kwotom brutto będą wiedzieli ile faktycznie, „fizycznie” pieniędzy jest im potrzebne na ogarnięcie comiesięcznych płatności.

Wydatki pewne i niemal pewne

ZUS – niestety, nie ma przebacz. Bycie pracownikiem w Polsce wiąże się z opłacaniem ZUS-owego haraczu. Gdy pracujesz na etacie, robi to za ciebie pracodawca. Gdy prowadzisz własną działalność – musisz samodzielnie przelewać na określone konta składki do 10-go dnia każdego miesiąca za siebie i do 15-go za pracowników (jeśli takowych posiadasz). Na początku zazwyczaj jesteś sam, więc bulisz wyłącznie w swoim szanownym imieniu. Zakładam, że skoro interesujesz się tym tekstem, twoja przyszła firma będzie pierwszą w historii, co oznacza, że przez dwa lata od dnia rozpoczęcia działalności* podlegasz pod tzw. „mały ZUS”, który wynosi miesięcznie w 2019 roku ok 555,89 zł (dla porównania – normalny ZUS to koszt rzędu 1316,97 zł. Jest różnica, prawda?).

* dokładnie od 7 do 30 miesiąca działalności, bowiem przez pierwsze pół roku po zmianie przepisów jako młodego przedsiębiorcę obowiązuje cię tzw. ulga na start wynosząca równowartość składki na ubezpieczenie zdrowotne (342,32 zł)

Telefon – nie wyobrażam sobie prowadzenia firmy bez dedykowanego numeru telefonu. To na niego dzwonić będą klienci chcący zostawić ci górę kasy za zlecone prace. To za jego pomocą sam będziesz poszukiwał potencjalnych zleceniodawców, gdy łyżka konsumpcjonizmu na twoim koncie bankowym będzie drapać o dno. Warto więc od razu na początku wybrać jakąś w miarę dobrą taryfę (z telefonem lub bez, jeśli posiadasz własny aparat). Ceny przeciętnych planów biznesowych z nielimitowanymi rozmowami, smsami, kilkoma gigabajtami internetu i jakąś w miarę dobrą komórką oscylują w granicach 80 zł. Pakiet bez słuchawki dostaniesz nawet połowę taniej.

Biuro – czyli miejsce do pracy. Tutaj masz dwie zasadnicze opcje: praca w domu lub poza domem. Jeśli w domu, to poza typowymi opłatami wynikającymi z jego utrzymania, musisz zapewnić sobie dodatkowo dostęp do internetu (jeśli twoja praca tego wymaga). Możesz albo wykorzystać ten już istniejący w domu (wliczając w koszty działalności taką część opłaty, jaką umownie wykorzystujesz do prowadzenia spraw zawodowych), albo zakupić osobne dedykowane połączenie dla firmy. Jeśli interesuje cię np. internet mobilny, miesięczny koszt przy limicie 30GB/miesiąc wyniesie ok. 50 zł. Plus minus dychę w zależności od operatora.

Gdy zdecydujesz się na pracę poza domem możesz wybrać między coworkingiem, a własnym biurem. To pierwsze jest idealnym rozwiązaniem dla osób nie mających możliwości pracy w domu, a jednocześnie chcących oszczędzić na kosztach wynajmu biura. Zamiast całego pomieszczenia otrzymujesz jedno z biurek w większej sali. Zwykle w pakiecie dostępny jest internet, możliwość skorzystania ze sprzętów biurowych i ekspresu do kawy. A do tego wokół pracują ludzie różnych specjalności, więc może się okazać, że koniec końców nawiążesz przy okazji parę ciekawych znajomości. Ile kosztuje taka przyjemność? W zależności od miasta i lokalizacji ceny kształtują się różnie, ale średnio możemy przyjąć, że koszt biurka na miesiąc powinien zamknąć się w kwocie ok. 500 zł.

Z kolei własne biuro to opcja najbardziej kosztowna, ale jednocześnie w niektórych wypadkach wręcz wymagana. Zwłaszcza, gdy w prowadzonej działalności ważne jest posiadanie reprezentacyjnego lokalu, w którym spotykasz się z klientami. Ile kosztuje wynajem? Wszystko zależy od lokalizacji, wyposażenia i innych udogodnień. Niewielkie biura (takie o powierzchni max 15m2) to ok. 1200 zł wliczając w to media i internet. Większe odpowiednio windują opłaty. Podobnie jak zakup wyposażenia, ale o tym nieco później. Przejdźmy do ostatniej ważnej i stałej kwestii, czyli…

Księgowość – ktoś w końcu musi rozliczać twoje podatki. Od biedy, jeśli posiadasz odpowiednie wykształcenie lub nabyte umiejętności, możesz to robić sam. Odpowiednie druki dostępne są w sklepach papierniczych, formularze znajdziesz w urzędach. Możesz też pójść na łatwiznę i wykupić dostęp do wirtualnej księgowości za ok. 60 zł miesięcznie, co znacznie ułatwi wystawianie faktur, księgowanie kosztów i wysyłanie deklaracji. Zwłaszcza, że takie usługi, jak np. ifirma (gdzie akurat sam prowadzę swoją księgowość na podstawie Księgi Przychodów i Rozchodów i mogę polecić serwis jako działający, przyjazdy i w pełni debiloodporny) działają na zasadzie ładnych formularzy, w które wpisujesz odpowiednie dane, a te same się przeliczają i podają odpowiedni wynik tam, gdzie trzeba. I nie jest to tego wymagana żadna wyższa wiedza. Wystarczy parę podstawowych informacji z zakresu rachunkowości i już możesz samodzielnie hasać po rozliczeniach.

Chyba, że nie wierzysz zupełnie w swoje możliwości przepisywania liczb w okienka i czujesz podskórnie, iż sprowadzi to na ciebie problemy. Wtedy znacznie bezpieczniej jest wynająć odpowiednie biuro księgowe, które wszystkimi sprawami zajmie się w twoim imieniu. Zaksięguje, wyliczy, przypomni o zapłacie, zruga, gdy doniesiesz jakąś zapodzianą fakturę po terminie, wytłumaczy dlaczego zakup nowej konsoli i kilku gier do jednoosobowej działalności nie może być „zestawem do relaksu dla pracowników”.

Ile to kosztuje? Ceny zaczynają się od ok. 200 zł. I zależą od ilości dostarczanych dokumentów, oraz prowadzonej księgowości. Przy uproszczonej (np. Księga przychodów i rozchodów, jak u mnie) jest najtaniej, przy pełnej księgowości płacisz co najmniej parę stówek ekstra. Ale nie sądzę, żebyś jako świeżak w biznesie chciał startować od razu z tego poziomu.

Wydatki opcjonalne

Pora przejść do wydatków opcjonalnych, czyli takich, które mogą, ale nie muszą pojawiać się w comiesięcznym budżecie.

Raty – w wypadku firm głównie chodzi o raty leasingowe, które można wrzucać w koszty prowadzenia działalności każdego miesiąca (pod warunkiem, że raty płacisz miesięcznie, a nie np. kwartalnie). Kiedy musisz wliczyć raty do comiesięcznych wydatków? Choćby wtedy, gdy decydujesz się na zakup sprzętu komputerowego, oprogramowania, maszyn lub pojazdów niezbędnych do prowadzenia firmy.

Wynagrodzenie dla współpracowników – w momencie, gdy część zadań zlecasz na zewnątrz, musisz wziąć pod uwagę wynagrodzenie dla współpracowników. Rozliczając się na zasadzie firma-firma pilnujesz, aby kwota brutto widniejąca na wystawionej fakturze znalazła się w odpowiednim czasie na koncie współpracownika. Jeśli potrzebujesz kogoś na umowę zlecenie/o dzieło lub szukasz osoby na etat – musisz wziąć pod uwagę również inne związane z tym koszty pracownicze (podatki oraz składki ZUS). Wszystko to lepiej uwzględnić w budżecie tak, aby już na starcie nie znaleźć gdzieś w sieci opisu swojej firmy z hashtagiem #januszebiznesu.

Paliwo i materiały eksploatacyjne do samochodu – jeśli regularnie poruszasz się samochodem w celach służbowych, wydatkiem będzie również zakup paliwa i innych materiałów eksploatacyjnych do samochodu. Koszty zależą oczywiście od tego, ile trwają owe podróże i na jakich odbywają się dystansach.

Płatne usługi/subskrypcje – o ile prowadzenie firmy jest możliwe jedynie z pakietem podstawowych, bezpłatnych aplikacji, wielu przedsiębiorców wspomaga się często ich wersjami premium rozbudowanymi o znacznie ciekawsze możliwości. Korzystając z płatnych skrzynek mailowych (Google Mail dla firm), chmur danych (Dropbox), notatników (Evernote), narzędzi do monitorowania marki (Brand24) czy wysyłki newsletterów do klientów (Freshmail). Do tej kategorii wliczyć można też pakiet Adobe dla grafików, projektantów i webmasterów, który jeszcze do niedawna dostępny był w formie pudełkowej, a obecnie umożliwia korzystanie w ramach opłacanego miesięcznie abonamentu Creative Cloud. Do tych wydatków pasują również wszelkie koszty utrzymania domen i serwerów, gdzie trzymamy nasze strony internetowe.

*

Podchodząc do pisania tego tekstu z góry wiedziałem, że nie da się stworzyć pełnej i kompletnej listy miesięcznych wydatków firmowych. Albo inaczej: wiedziałem, że lista nie dla każdego będzie kompletna. Każda branża rządzi się własnymi prawami, dlatego jedna uniwersalna lista wydatków po prostu nie istnieje. Jeśli uważasz, że w powyższym zestawieniu czegoś brakuje, śmiało podziel się tym w komentarzu.