Czyli parę słów o zmniejszaniu VAT-u i podatku dochodowego przy prowadzeniu własnej firmy.

Podatki płacić trzeba. To smutny, a jednocześnie niezaprzeczalny fakt. Pociecha jest jednak taka, że państwo w swojej niezmierzonej szczodrości daje nam, freelancerom, parę sposobów na to, jak obniżyć ich wysokość.

Prowadząc firmę nie tylko zarabiamy pieniądze, ale również raz na jakiś czas musimy część z tych zarobków wydać. Na rachunki, zakup nowego sprzętu, materiałów, czy inne rzeczy niezbędne do tego, żeby biznes dalej mógł funkcjonować. I to właśnie te wydatki sprawiają, że suma podatków, jakie przyjdzie nam zapłacić w kolejnym miesiącu jest niższa.

Spytacie: „What kind of sorcery is this?”. Już tłumaczę.

Jak działa VAT i podatek dochodowy?

Jeśli jesteście freelancerami z założoną działalnością i na dodatek VAT-owcami (a jeśli współpracujecie z innymi VAT-owcami to najprawdopodobniej jesteście), oprócz comiesięcznego haraczu do ZUS-u płacicie również dwa podatki: VAT i dochodowy. VAT, czyli Value Added Tax to podatek obrotowy naliczany od każdej przeprowadzanej transakcji. W Polsce na zdecydowaną większość rzeczy oraz usług wynosi 23%, choć zdarzają się branże, gdzie jego wartość to 8%, 5% a nawet 0%.

Podatek dochodowy z kolei to grzywna, jaką należy zapłacić miłościwie nam panującym za to, że chciało nam się zdobywać klientów i zarywać noce nad ich zleceniami. Tutaj również istnieje kilka opcji, wśród których najbardziej popularna jest skala podatkowa z dwoma progami: 18% i 32% liczonymi od dochodu netto. Oznacza to, że gdy już odejmiemy VAT, od tego co zostanie musimy odjąć jeszcze 18%, żeby wiedzieć, ile faktycznie pieniędzy będziemy mieli do dyspozycji.

Przykład: wystawiamy firmie X fakturę na 1000 zł netto. VAT wynosi 23%, więc bez zbędnego liczenia wartość faktury brutto wyniesie 1230 zł. Tyle firma X przeleje na nasze konto. Fajnie, prawda? No cóż, nie za bardzo. 230 zł to podatek VAT, więc ta kasa jest już zaklepana. Teraz do głosu dochodzi jeszcze podatek dochodowy. Wracamy do naszych 1000 zł. 18% z tej kwoty to 180 zł – tyle musimy wpłacić do Urzędu Skarbowego jako daninę od zarobków. Na czysto z faktury zostaje nam więc… 820 zł. Całe dla nas, pod warunkiem, że z innej faktury opłacimy należny ZUS.

Zarówno VAT, jak i dochodowy to podatki, których obowiązek odprowadzenia do skarbówki spoczywa po stronie sprzedającego. Czyli w tym przypadku nas. Jeśli jednak po wystawieniu faktury w tym samym miesiącu kupimy np. w firmie Y dysk twardy (potrzebny do zarchiwizowania naszych projektów) za 200 zł netto, okaże się, że tak naprawdę wartość podatków zmniejszy się o jedną piątą. Jak to możliwe?

Dysk kosztuje 200 zł netto, więc VAT wynosi 46 zł. Zapłacimy za niego 246 zł i dostaniemy fakturę na taką właśnie kwotę brutto. Firma Y, jako sprzedawca, musi zapłacić teraz 46 zł VAT do Urzędu Skarbowego, co więcej, zarobiła na sprzedaży dysku, więc ma również na karku podatek dochodowy – 36 zł. My tymczasem, korzystając m.in. z zapisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 22)

Art. 22. 1. Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. (…)

, jako, że zakup był nam potrzebny do zabezpieczenia źródła przychodów (chcemy na nim zarchiwizować dotychczasowe projekty, przechowywać wzory umów, materiały od klientów itp.) możemy wprowadzić fakturę w koszty. Dzięki temu płacąc 246 zł brutto firmie Y, możemy odliczyć opłacony już VAT (46 zł) i podatek dochodowy (36 zł). To sprawia, że mamy nowy dysk, nie mamy dwóch stówek, a przy rozliczaniu deklaracji do skarbówki opłacone już podatki (odpowiednio 46 i 36 zł) odejmujemy od tego, co musimy zapłacić za przychód z faktury wystawionej firmie X. I tak zamiast 230 zł, płacimy 184 zł VAT-u, a zamiast 180 zł dochodowego z naszego konta ubywa tylko 144 zł.

Kto więc zapłaci pozostałą wartość podatku,? Oczywiście firma Y, która sprzedała nam dysk za 200 zł netto i zarobiła na nim 164 zł na czysto. Chyba, że szef firmy Y postanowi kupić coś od firmy Z, wtedy to konieczność opłacenia przynajmniej części daniny państwowej przejdzie znów na kogoś innego. Aby nie było tak bajkowo – w przyrodzie, zwłaszcza tej, której przedstawicielami są majestatyczne i niezwykle drapieżne paragrafy prawa podatkowego, nic nie ginie. I ktoś ostatecznie wykłada kasę na stół.

Parafrazując znane powiedzenie: hajs z podatków musi się zgadzać.

Co i kiedy możemy odliczyć?

O odliczeniach, jakie możemy robić w wypadku podatku dochodowego napisano całkiem sporo w poświęconej mu ustawie. Jej niewielki fragment przytoczyłem już powyżej, tutaj linkuję pełną i aktualną treść. W przypadku VAT sprawa wygląda podobnie (cała treść ustawy dostępna jest w tym miejscu). Odliczać możemy zakupy związane z prowadzoną działalnością, co w większości pokrywa się zwykle z możliwością odliczenia również podatku dochodowego. W wypadku VAT-u istnieje jednak więcej różnych kruczków, w które warto się wczytać. Jak choćby w sytuacji, gdy chcemy wykorzystywać prywatny samochód w przejazdach firmowych, albo kupujemy coś poza granicami Polski.

I to tyle, jeśli chodzi o sprawy teoretyczne. Teraz pora na mięso. Poniżej prezentuję listę rzeczy, które można wrzucić w koszty prowadzonej działalności. Zestawienie tworzyłem w oparciu o doświadczenia moje i moich znajomych. Jeśli uważasz, że powinno znaleźć się tu jeszcze coś, koniecznie daj znać w komentarzu:

Telefon – to się rozumie samo przez się. Firmowy telefon służy do kontaktów z klientami, odbierania służbowych maili i wielu innych podobnych rzeczy. Z tego powodu faktura za abonament jest chyba najbardziej podstawowym elementem w zestawieniu firmowych wydatków podlegających odliczeniu.

Internet – czyli firmowe okno na świat. Są dostępne pakiety mobilne do laptopów, są wersje stacjonarne do biur. Są też zestawy z tabletami – zależy co jest komu akurat do szczęścia potrzebne. Jest w czym wybierać i każdy, niezależnie od wielkości działalności znajdzie coś dla siebie.

Sprzęt – w większości firm, jakie znam, aby mogły działać, niezbędne jest jakieś wyposażenie. Komputery, zestaw łopat, ekspresy do kawy. Jeśli praca wymaga czegoś więcej, niż siły własnych mięśni, koszt tego czegoś bez problemu można wpisać w koszty prowadzenia działalności.

Rata leasingowa – czasami koszt wyposażenia jest zbyt duży, aby kupić wszystko za gotówkę i decydujemy się na leasing. Ratę taką, jak i wszystkie inne dodatkowe opłaty z tym związane również możemy wrzucić w koszty zmniejszając tym samym wysokość koniecznych do opłacenia podatków.

Oprogramowanie – lub raczej powinienem napisać – licencje. Czyli wszystkie płatne zezwolenia na wykorzystanie określonych programów na określonej ilości komputerów. Obecnie coraz częściej aplikacje, również te specjalistyczne, dostępne jest na zasadzie abonamentowej. Zamiast płacić raz a dobrze lub leasingować je przez dłuższy czas, możemy po prostu wykupić dostęp opłacając co miesiąc, lub co rok wartość wybranego pakietu. Wrzucając ją oczywiście w koszty.

Płatne usługi online – podobnie jest z wszelkiej maści płatnymi usługami online, jak konta premium w Evernote, na Dropboxie, plany hostingowe, domeny itp. Faktury otrzymywane z tych miejsc, jeśli oczywiście wykorzystujemy powyższe usługi do celów firmowych (służbowe notatki, przechowywanie firmowych plików, firmowa strona www) również skutecznie obniżają podatki.

Pojazdy – zakup samochodu za gotówkę raczej nie wchodzi w grę (tu lepszym rozwiązaniem może okazać się leasing, patrzcie parę punktów wyżej), ale rower… czemu nie? Rower też możemy kupić na firmę. Podobnie jak motocykl, skuter, czy quad. Warunkiem jest tylko odpowiednie wytłumaczenie zasadności takiego zakupu. Wiadomo, rower i motocykl przydają się w mieście, żeby dojeżdżać na spotkania z klientem nie stojąc w korkach. Zakup quada też przejdzie. Jeśli tylko operujemy w górskim, trudno dostępnym rejonie.

Eksploatacja pojazdów – skoro zakup pojazdów możemy wliczyć w koszty prowadzenia działalności, zaliczać się do niej mogą również wydatki związane z z ich eksploatacją. Zakup paliwa, koszty przeglądu i mechanika (oczywiście z ograniczeniem w odliczeniu VAT, gdy pojazd jest prywatny i rozliczamy przejazdy służbowe na podstawie kilometrówki).

Ubezpieczenie – samo ubezpieczenie (pojazdów, biura, sprzętu) pozwala na zabezpieczenie źródeł przychodu, więc jak najbardziej mamy prawo odliczyć wartość wszystkich firmowych polis od podatku.

Wydatki na biuro – w koszty prowadzenia działalności wrzucimy wszystkie wydatki na biuro. Opłatę za wynajem, jeśli wynajmujemy je gdzieś na mieście lub – gdy działalność prowadzimy w miejscu zamieszkania – taką część opłat mieszkaniowych, jaka procentowo przypada na powierzchnię przeznaczoną na nasze domowe biuro. Np. jeśli pokój, w którym prowadzimy firmę zajmuje 10% powierzchni mieszkania/domu, możemy odliczyć 10% opłat za czynsz, i media. I tutaj przy okazji mała uwaga: warto pamiętać, że prowadzenie firmy w domu należy zgłosić do Urzędu Miasta, który z miłą chęcią przywali w nagrodę kilkukrotnie wyższy podatek od nieruchomości. Także ten, ostrzegałem.

Wyposażenie biura – trochę głupio byłoby pracować w pustym pokoju, dlatego ustawodawca poszedł nam na rękę dając możliwość wliczenia w koszty zakupu wyposażenia do biura. Dzięki temu wybierając biurka, szafki, krzesła, regały, kanapy, a nawet dekoracje (w końcu klient musi czuć się komfortowo), ich wartość możemy bez najmniejszych problemów wykorzystać do zmniejszenia VAT-u i dochodowego.

Bilety (oraz faktury za przejazdy taksówkami) – jeśli nie stać nas na własny samochód lub choćby rower, w koszty prowadzenia działalności możemy wliczyć wartość biletów (tramwajowych, autobusowych, kolejowych, a nawet lotniczych) i przejazdów taksówkami. Ale tylko tych, które mają związek z prowadzoną przez nas działalnością (np. dojazdy na spotkania służbowe).

Materiały eksploatacyjne – obciążenia podatkowe zmniejszają zakupy tzw. materiałów eksploatacyjnych, czyli papieru, ołówków, długopisów, tonerów i tuszy do drukarek, żarówek – ogólnie wszystkiego co zużywa się w czasie pracy i co może wpłynąć na nasz komfort podczas wykonywania firmowych obowiązków.

Środki czystości – logicznie rzecz biorąc, aby zabezpieczyć źródła przychodu warto od czasu do czasu porządnie odgruzować miejsce pracy. Dlatego też ujemnie (a dla nas pozytywnie) na wysokość podatków wpływają zakupy środków czystości służących do czyszczenia urządzeń biurowych i wszystkiego innego, co z biurem lub firmą ma choćby trochę wspólnego. Do tej kategorii zalicza się też pełny program na myjni samochodowej i płyn do spryskiwaczy.

Zdobywanie wiedzy – podatki obniżać można nie tylko zakupami rzeczy materialnych, ale również inwestycjami w rozwój swojej wiedzy. Udział w płatnych kursach i szkoleniach pozwala odliczać ich koszt. Podobnie z zakupem fachowej literatury, czy to w postaci książek, czy prasy branżowej.

ZUS – taka mała ciekawostka, składki ZUS wbrew pozorom do czegoś się przydają! Zwłaszcza składka zdrowotna, której wartość niemal w całości odliczana jest od podatku dochodowego. Taki bonus od państwa. Niewielki, ale zawsze.

Współpracownik – jeśli współpracujemy z kimś, kto również jest VAT-owcem i wystawia nam za swoje usługi fakturę VAT, wartość tej faktury możemy wrzucić w koszty.

Kradzież – tego nie życzę nikomu, ale warto pamiętać, że jeśli nie daj Boże majątek firmy zostałby skradziony (towary, materiały, wyposażenie, jak i środki trwałe), wartość skradzionych przedmiotów możemy zaliczyć do kosztów prowadzonej działalności. W takiej sytuacji musimy jak najszybciej zgłosić sprawę na Policję i uzyskać protokół, który posłuży do odpowiedniego zaksięgowania braków.

Słowo na koniec

Ok, wrzucanie w koszty to fajna rzecz. Jedna fakturka, druga, trzecia, dziesiąta. Podatki lecą na łeb na szyję i żyje się jakoś pięknie. Ale jeśli już szalejecie, to w całym tym szaleństwie zwróćcie uwagę na jedną rzecz. Przepisy stanowią wyraźnie, że aby wydatek mógł być brany pod uwagę jako koszt prowadzonej działalności musi od niego zależeć przychód lub musi stanowić zabezpieczenie tego przychodu. Innymi słowy: w razie jakiejkolwiek kontroli musicie logicznie wytłumaczyć, że dany zakup przyczynił się do zwiększenia (ewentualnie: ochrony przed zmniejszeniem) ilości pieniędzy na waszych kontach.

Tak tylko mówię, żeby potem nie było płaczu.