Twój telefon potrafi w tej samej chwili odbierać maile, ściągać powiadomienia z serwisów społecznościowych, sprawdzać twoje tętno i odliczać czas pozostały do kolejnego budzenia. W jednej chwili sprawdza, czy pojawiły się aktualizacje dla każdej z posiadanych przez ciebie aplikacji, a do tego stale utrzymuje te już uruchomione w gotowości, abyś miał do nich swobodny dostęp.

Twój telefon działa w tzw. multitaskingu, czyli trybie wielozadaniowości. Podobnie jak komputer, tablet i prawdopodobnie każdy nowszy telewizor. A w całym tym bogactwie możliwości istnieje tylko jeden element, który nie jest naturalnie przystosowany do robienia kilku rzeczy na raz. Jesteś nim ty.

A także ja i każdy inny człowiek na świecie. Wbrew temu, co próbują nam wmówić różni spece od zarządzania czasem – multitasking to nie jest coś, co tygryski lubią najbardziej. Co więcej, to nie jest również coś, czego powinniśmy używać. Zwłaszcza w świetle obecnych badań.

Amerykańscy naukowcy stwierdzili że…

Wiecie, kiedy ludzki mózg działa najwydajniej? Wtedy, gdy zamiast być bombardowany dziesiątkami różnych informacji może skupić się na jednym, konkretnym zadaniu. Tak sądzi m.in. amerykański neurobiolog Earl Miller (z MIT), którego zdaniem nie istnieje coś takiego jak multitasking w wykonaniu ludzkim. Nasz mózg nie jest do tego zupełnie przystosowany, dlatego jeśli wydaje ci się, że jesteś wielozadaniowy, opanowałeś po prostu sztukę szybkiego przełączania się między kolejnymi sprawami do załatwienia. A to powoduje niestety straty w zdolnościach poznawczych, odbijając się negatywnie m.in. na możliwości skupienia. I jednocześnie (o zgrozo!) obniża iloraz inteligencji.

Badania przeprowadzone na Uniwersytecie Londyńskim pokazują, że wielozadaniowy tryb życia prowadzi do znaczących spadków IQ (nawet o 10 pkt.) porównywalnych do efektów następujących po zarwanej nocce, lub paleniu marihuany.

Multitasking prowadzi również do zwiększenia wydzielania się kortyzolu, zwanego potocznie hormonem stresu powodując znacznie szybsze zmęczenie psychiczne, które stanowi prostą drogę do drastycznego spadku efektywności [źródło].

Dlaczego wydaje nam się, że lubimy multitasking?

Wszystko dlatego, że nasz mózg jest tak zmyślną maszyną, iż jest w stanie… nas oszukać. Mimo, że wielozadaniowość wyzwala większą ilość kortyzolu, wraz z nim do organizmu dostaje się również dość potężny zastrzyk dopaminy, czyli swego rodzaju naturalnego narkotyku produkowanego przez nasz organizm, będącego m.in. skutecznym poprawiaczem humoru. Dzieje się tak za każdym razem, gdy z sukcesem wykonamy jakieś pomniejsze zadanko, np. odpowiemy na maila niekoniecznie związanego z projektem, którym zajmujemy się aktualnie. I podobnie jak z prawdziwymi narkotykami, również tutaj szczęście jest jedynie ułudą. Koniec końców okazuje się, że zadanie, jakie właśnie wykonaliśmy mimo dumy rozsadzającej nas od środka, było tak naprawdę mało znaczące i wcale jakoś specjalnie nie popchnęło nas do przodu.

Multitasking – czy warto?

Jak możesz się domyślić z lektury powyższych akapitów – wielozadaniowość w przypadku chęci bycia produktywnym jest drogą donikąd. Nie dość, że podnosi ryzyko popełnienia błędu (a to prowadzi do poprawek, które z kolei zajmują cenny czas), to na dodatek znacznie obniża dobre samopoczucie.

Masz jedną głowę. Dwoje oczu patrzących w tym samym kierunku i dwie ręce zsynchronizowane z tym samym układem nerwowym. A wszystko sterowane jest przy pomocy jednego mózgu. I to właśnie czyni z nas istoty zupełnie nieprzystosowane do wykonywania kilku rzeczy jednocześnie.

Dlatego definitywnie porzuciłem tryb pracy przeznaczony dla mózgów opartych na krzemie wracając do zupełnie ludzkiego skupiania się w danej chwili wyłącznie na jednej sprawie. Zauważyłem, że dzięki temu kończę moje zadania szybciej, jestem w stanie w czasie jednego dnia zrobić więcej i zamykam dzień będąc mniej zmęczonym.

Jeśli więc chcesz w swojej pracy dawać z siebie 100%, warto pójść właśnie tą drogą.

Jak usunąć multitasking z życia?

Powiem szczerze, zupełne odcięcie się na wszelkie bodźce wybijające ze stanu skupienia jest bardzo trudne. Wystarczy grający gdzieś w tle telewizor, którego słuchamy bo nagle zaczynają mówić coś ciekawego, albo radio lecące w biurze. Wystarczy telefon powiadamiający o każdym nadchodzącym smsie, czy Facebookowych aktywnościach. Wystarczy tysiąc innych zdarzeń, których nie jesteśmy w stanie przewidzieć, a które spowodować mogą, że aktualnie opracowywane zadanie będzie się ciągnęło niczym pięciominutowa walka Goku z Freezerem w Dragon Ball Z.

Na szczęście jest kilka sposobów pozwalających zminimalizować ryzyko wytrącenia nas z równowagi. Przedstawiam je poniżej:

Wyłącz lub wycisz telefon – jako, że dziś smartfony to jeden z podstawowych elementów wyposażenia, zawsze mamy jakiś w zasięgu ręki. Jeśli dodamy do tego wszelkie powiadomienia, jakie ciągle odciągają naszą uwagę, to wychodzi na to, że przeciętny smartfon jest mistrzem jeśli chodzi o zgubny wpływ dla naszej produktywności. Dlatego w sytuacji, gdy zabierasz się do pracy, warto chwilowo go wyłączyć lub wyciszyć wszystkie dźwięki (a dla naprawdę wyczulonych również wibracje). Na smsy można odpowiedzieć nieco później, a jeśli ktoś zadzwoni… cóż, istnieje opcja oddzwoń.

Wyłącz program pocztowy – albo ustaw zawczasu ręczny tryb odbierania poczty. Dzięki temu w środku pracy nie rozproszysz się mrugającą ikonką informującą o nadejściu nowej wiadomości.

Wyłącz wszystkie pozostałe powiadomienia – aplikacje do zarządzania projektami i inne cuda nowoczesnego świata również skutecznie rozpraszają, jeśli wyposażono je w funkcję dźwiękowo-wizualnego powiadamiania o aktualizacjach. Podobnie jest z listami to-do, czy alarmami w elektronicznym kalendarzu.

Załóż skrzynkę inbox – (jeśli pracujesz z innymi osobami) wystarczy zwykła plastikowa kuwetka na dokumenty, do której współpracownicy będą mogli wrzucać ci zadania bez potrzeby odrywania cię od pracy. Ewentualnie umów się z ludźmi, że wszelkie niezbędne informacje wysyłacie sobie mailem. Zrób cokolwiek byleby nikt nie odciągał cię od pracy z byle pierdołą.

Kup sobie dobre słuchawki – muzyka ma to do siebie, że nie wymaga skupienia dlatego odpowiednio dobrana stanowi idealne tło pod dowolną pracę. Jeśli pracujesz w pomieszczeniu z innymi osobami (ewentualnie w domu, w obecności innych domowników) najlepsze wyciszenie zapewnią słuchawki nauszne pozwalające zupełnie odciąć się od otoczenia. Podkład dźwiękowy (np. jakaś dobra tracklista stworzona specjalnie do pracy) skutecznie pozwoli skupić się na tym, co masz do zrobienia. Poza tym już samo noszenie słuchawek na uszach powoduje, że osoby w Twoim otoczeniu uważają, że jesteś zajęty, co zmniejsza ryzyko, że akurat w tym momencie będą chcieli ci przeszkodzić.

Określ przedział czasowy, w którym jesteś niedostępny – zwłaszcza, gdy pracujesz w domu, co może czasami powodować u innych dziwne wrażenie, że masz czas na wszystko i zawsze jesteś pod ręką. Uprzedź osoby w najbliższym otoczeniu, w jakich godzinach jesteś wyjęty z życia i domagaj się respektowania tej zasady.

*

Wyjście z multitaskingu w dzisiejszych czasach jest rzeczą wymagającą odpowiedniego przygotowania oraz nierzadko stworzenia sobie niezbędnych warunków. Nie wszędzie jest to możliwe, nie każdy też lubi pracować w ten sposób. W swoim dość już długim życiu poznałem osoby, które zupełnie przecząc podstawowym prawom biologii ludzkiego ciała, najlepiej czuły się wykonując setkę rzeczy na raz. I co najważniejsze, doskonale odnajdywały się w tym wszystkim, zupełnie jakby chaos panujący wokół dodawał im sił.

Jeśli jesteś jedną z takich osób, szczerze gratuluję i nawet trochę ci zazdroszczę. Jeśli jednak po zwariowanym dniu czujesz się jak wypalona skorupa, spróbuj przestawić swój tryb pracy na jednozadaniowy. Mi to pomogło, dlaczego miałoby nie pomóc i tobie?